Organizing Queen: Πώς θα πας τις to-do lists σου σε επαγγελματικό επίπεδο

Η καταγραφή των ετήσιων στόχων μας και των καθημερινών, εβδομαδιαίων ή μηνιαίων υποχρεώσεών μας, δεν φαντάζει και τόσο δύσκολη υπόθεση. Γιατί όμως, συχνά δεν καταφέρνουμε να φέρνουμε εις πέρας όσα θέλουμε, δεν διαχειριζόμαστε σωστά τον χρόνο μας ή αμελούμε να μένουμε πιστές στα προγράμματα μας, ακόμη και όταν όλα βρίσκονται αποθηκευμένα στα κινητά μας ή καταγεγραμμένα σε ένα κομμάτι χαρτί;

Η απάντηση στο παραπάνω ερώτημα, βρίσκεται στον τρόπο με τον οποίο οργανώνουμε τις to-do λίστες μας, είτε πρόκειται για την εργασία μας, είτε για τις καθημερινές, προσωπικές μας υποχρεώσεις ή επιθυμίες. Γιατί να σε ενδιαφέρει ο τρόπος που θα καταγράφεις τους στόχους, τις υποχρεώσεις και τις σκέψεις σου; Διότι μία to-do λίστα δεν αποτελεί απλώς μία λύση για να οργανώνεις καλύτερα την καθημερινότητα και τη ζωή σου και να είσαι πιο παραγωγική, αλλά την ίδια ώρα, σου επιτρέπει να περιορίζεις το στρες που αισθάνεσαι, αφού σε κάνει να νιώθεις ότι έχεις τον έλεγχο στα χέρια σου.

Στην περίπτωση, λοιπόν, που το 2021 έχεις βάλει σκοπό να μείνεις πιστή στους στόχους που θα θέσεις και αν επιθυμείς να ανακηρυχθείς στη «βασίλισσα» της οργάνωσης, συνέχισε να διαβάζεις. Παρακάτω θα ανακαλύψεις πέντε προτάσεις που θα σε βοηθήσουν να πας τις to-do λίστες σου σε άλλο, πιο επαγγελματικό επίπεδο.

Η master της οργάνωσης 

Αν λατρεύεις την οργάνωση και το πρόγραμμα στη ζωή σου, τα πράγματα είναι απλά. Δεν χρειάζεται να καταγράφεις τις υποχρεώσεις σου με κάποια συγκεκριμένη σειρά. Αρκεί αντί να σημειώνεις τα tasks και τις επιθυμίες σου σε όποιο χαρτί βρεις μπροστά σου ή στο κινητό σου, να προμηθευτείς με μία στυλάτη ατζέντα, ένα ημερολόγιο ή ένα όμορφο τετράδιο. Σε αυτά θα συγκεντρώνεις όλα όσα θέλεις να κάνεις καθημερινά και ανά εβδομάδα, ακόμη και αν δίπλα από το… beaute γράφεις για τα ψώνια του σούπερ μάρκετ και το meeting με τους συναδέλφους σου. Σημασία έχει να βρίσκονται τα πάντα συγκεντρωμένα κάπου. Με την οργάνωση, άλλωστε, «το έχεις».

Βάζοντας τις προτεραιότητες σε πρώτο πλάνο

Ένας από τους λόγους που μπορεί να δυσκολεύεσαι να μένεις πιστή σε όσα περιλαμβάνει η λίστα με τα tasks και τους στόχους σου, έχει να κάνει με τις προτεραιότητές σου. Το να καταγράφεις απλώς ό,τι θέλεις να κάνεις σε μία σελίδα, ενδεχομένως σε αποσυντονίζει και σε κάνει να ξεκινάς από tasks που ενδεχομένως δεν είναι τα πιο σημαντικά. Μία «έξυπνη» λύση, λοιπόν, είναι το να οργανώνεις στο εξής τη to-do λίστα σου με βάση τη βαρύτητα του κάθε στόχου ή της κάθε υποχρέωσης. Με λίγα λόγια, θα θέσεις τις προτεραιότητές σου και για να συμβεί αυτό, αρκεί να αριθμήσεις κάθε task, ξεκινώντας από το πιο σημαντικό και καταλήγοντας στο λιγότερο επείγον. Ξεκινώντας από τα πιο σημαντικά, ακόμη και αν δεν καταφέρεις να φτάσεις στο τέλος της λίστας σου, τουλάχιστον θα ξέρεις πως ό,τι έπρεπε σίγουρα να γίνει, έγινε.

Ο προγραμματισμός στο προσκήνιο 

Αν πιστεύεις ότι η τυχαία καταγραφή και η αρίθμηση των tasks και των στόχων σου δεν θα σε βοηθήσουν, τότε μπορείς να οργανώνεις στο εξής την καθημερινότητά σου, με βάση τον χρόνο που θα χρειάζεται να αφιερώνεις σε καθετί που θέλεις να κάνεις. Ουσιαστικά, η οργάνωση με βάση τον ημερήσιο προγραμματισμό, σου επιτρέπει να είσαι πιο αποτελεσματική με την εκπλήρωση των στόχων και των υποχρεώσεών σου. Θα ομαδοποιείς, λοιπόν, τα tasks σου, ανάλογα με τον χρόνο που απαιτεί η πραγματοποίησή τους και ξεκινώντας από εκείνα που είναι πιο εύκολα και λιγότερο χρονοβόρα, θα έχεις περιθώριο να τα ολοκληρώνεις ακόμη και πιο σύντομα -διαθέτοντας έτσι περισσότερο χρόνο για τα πιο δύσκολα και συνεπώς, λιγότερο άγχος.

Η κατηγοριοποίηση σε άλλο επίπεδο

Μία ακόμη λύση η οποία μπορεί να σε βοηθήσει να ανακηρυχτείς στη «βασίλισσα» των to-do lists, είναι εκείνη της κατηγοριοποίησης. Πρόκειται για ένα σύστημα οργάνωσης το οποίο μπορεί να σε βοηθήσει να έχεις καλύτερο έλεγχο πολλών τομέων της ζωής σου και σίγουρα, αξίζει μια δοκιμή. Πώς θα τα καταφέρεις; Θα σχεδιάσεις έναν πίνακα στην κενή σελίδα ενός τετραδίου ή μιας ατζέντας και θα ονομάσεις κάθε κουτάκι, ανάλογα με τους τομείς της ζωής σου που σε ενδιαφέρουν, δηλαδή την εργασία, τους ακαδημαϊκούς σου στόχους, την προσωπική σου ζωή ή με βάση καθημερινά «ορόσημα», όπως το σπίτι, το σούπερ μάρκετ και το γραφείο.

Ανακαλύπτοντας τα οφέλη της for later to-do list

Λένε πως είναι καλύτερο να μην αφήνεις για αύριο, κάτι που μπορείς να κάνεις σήμερα. Να που όμως κάποια πράγματα είναι τόσο σημαντικά για εμάς και απαιτούν τόση σκέψη, που δεν μπορούν να συμπεριληφθούν σε μία απλή λίστα. Εδώ έρχεται η… for-later to-do list. Είναι η λίστα των στόχων και των ιδεών σου, η λίστα που θα σου επιτρέψει να θυμάσαι τι θέλεις να πετύχεις και πώς θα τα καταφέρεις. Θα πάρεις, λοιπόν, ένα τετράδιο, θα το έχεις πάντα μαζί σου και σε αυτό, θα καταγράφεις κάθε ιδέα ή κάθε επιθυμία που έρχεται στον νου σου. Κάθε φορά που θα ξεφυλλίζεις τις σελίδες του, λοιπόν, θα θυμάσαι τις υποσχέσεις που έχεις δώσει στον εαυτό σου ή θα αντλείς έμπνευση για την επίτευξη των στόχων σου.

Να θυμάσαι πως καταγράφοντας τις σκέψεις, τους στόχους, τα όνειρα και τις υποχρεώσεις σου, θα περιορίζεις το άγχος σου, θα αισθάνεσαι μεγαλύτερη σιγουριά σε καθημερινή βάση και πάνω από όλα, θα βάζεις σε τάξη τις σκέψεις και το πρόγραμμά σου. Οπτικοποιώντας δε τα tasks και τα θέλω σου, αποκτάς περισσότερες πιθανότητες να τα πραγματοποιήσεις! Σε όποιο επίπεδο και αν βρίσκονται οι οργανωσιακές σου δεξιότητες, λοιπόν, το σίγουρο είναι πως υπάρχει η κατάλληλη to-do list για εσένα και αρκούν μερικές δοκιμές για να την ανακαλύψεις!

2 SHARES