Πώς θα επιβιώσεις σε ένα online meeting με το γραφείο;

Ο απόλυτος οδηγός για κάθε ελεύθερο πολιορκημένο κορίτσι καριέρας.

Είναι βέβαιο. Έρχεται το τέλος του κόσμου (#not) και θα σε βρει με πιτζάμες και ακουστικά, καλωδιωμένη μπροστά από τον υπολογιστή, να προσπαθείς να συντονιστείς με τους συναδέλφους σου. Μπορεί οι πρώτες μέρες τηλεργασίας να κύλησαν σχετικά ανώδυνα, με σπιτικό καφέ, ραδιόφωνο και την ουρά της γάτας να τρίβεται στα πόδια σου όμως, σύμφωνα με τον υπεύθυνό σου, η ομάδα πρέπει να προσαρμοστεί καλύτερα στα νέα δεδομένα και ένα online meeting είναι το λιγότερο απαραίτητο στην παρούσα φάση. 

Ξέρω πως στη σκέψη και μόνο του επερχόμενου meeting σε «λούζει» κρύος ιδρώτας όμως, όλες αυτές οι αμήχανες διαδικτυακές συναντήσεις, μπορούν να γίνουν το εργαλείο για να κάνεις ακόμη πιο εύκολη την εργασία από το σπίτι. Όσες από εμάς είχαμε την τύχη και την ατυχία να εργαστούμε ως freelancers στο παρελθόν, γνωρίζουμε από πρώτο χέρι, ποια είναι τα υπέρ και τα κατά του να κοιμάσαι εκεί που εργάζεσαι και να εργάζεσαι εκεί που κοιμάσαι -και η εμπειρία μας έχει διδάξει πως υπάρχουν τρόποι να περάσεις αυτό το επαγγελματικό crash test!

Ιδού το πώς θα τα καταφέρεις! 

«Παίξε» την τεχνολογία στα δάχτυλα

Κάθε εφαρμογή που έχει σχεδιαστεί για διαδικτυακές συναντήσεις -όπως το Skype, το Zoom, το Hangouts- έχει διαφορετικά χαρακτηριστικά, ωστόσο, όλες έχουν κάποιες κοινές επιλογές όπως η «σίγαση», η κοινή χρήση οθόνης και η αποστολή μηνυμάτων. Προσπάθησε να εξοικειωθείς και να νιώθεις άνετα με το interface της πλατφόρμας που θα χρησιμοποιήσεις πριν την έναρξη του meeting και να μάθεις να τη χειρίζεσαι, με την ίδια ευκολία που χειρίζεσαι και τους λογαριασμούς σου στα social. Έτσι, δεν θα χρειάζεται να ψάχνεσαι με τα settings της πλατφόρμας, όταν ο υπεύθυνος θα απευθύνει μία σημαντική ερώτηση.

Φρόντισε να έχεις την ατζέντα σου από κοντά

Όλες έχουμε μία συνάδελφο που δεν αφήνει λέξη να πέσει κάτω! Κάθεται σιωπηλή και σημειώνει σχολαστικά τα «πρακτικά» στο notebook της, ενώ οι υπόλοιποι γύρω κοιτούν δεξιά και αριστερά αφηρημένοι. Επειδή όμως, πλέον δεν βρίσκεσαι στο γραφείο για να ζητήσεις εξηγήσεις ή βοήθεια μετά το meeting, είναι σημαντικό να ακολουθήσεις το ίδιο παράδειγμα και να καταγράψεις στην ατζέντα σου κάθε ερώτηση, φράση ή βήμα που πιστεύεις ότι θα σου φανεί χρήσιμο, για να φέρεις εις πέρα αυτά που έχεις αναλάβει. Η ατζέντα θα είναι ουσιαστικά το brief πάνω στο οποίο θα πρέπει να εργαστείς, μέχρι την επόμενη συνάντηση

Ντύσου σαν να είσαι στο γραφείο

… ή έστω, σαν να πηγαίνεις για brunch. Είναι σημαντικό να μην μένεις με τις πιτζάμες ή τις φόρμες σου καθώς εργάζεσαι από το σπίτι, όχι μόνο για να μπεις σε ένα πιο business mindset, αλλά για να δώσεις και στην online συνάντηση την ανάλογη σημασία. Αν ακόμη και αυτό δεν είναι αρκετό να σε πείσει να βγάλεις τις πιτζάμες και να περιποιηθείς το «μπιφτέκι» στα μαλλιά σου, τότε σκέψου την πιθανότητα κάποιος συνάδελφος να σε κάνει screenshot κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Φοράς πιτζάμες με αρκουδάκια, καρδούλες ή και τα δύο; 

Extra tip: Μήπως να μετακινούσες και εκείνη τη σιδερώστρα ή τη λεκάνη που υπάρχει στο φόντο;

Κάνε μία πρόβα... τζενεράλε

Λίγα λεπτά πριν από την προκαθορισμένη συνάντηση, καλό θα ήταν να τσεκάρεις ότι το μικρόφωνο, η κάμερα ή τα ακουστικά σου, σου επιτρέπουν να ακούγεσαι και να ακούς τους άλλους καλά, καθώς και να είσαι ορατή στους συμμετέχοντες. Αν και σε αρκετά online meetings ο «οικοδεσπότης» της συζήτησης είναι ο μόνος που κρατάει ανοιχτή την κάμερα για να έχει τον συντονισμό, μπορεί να ζητήσει και από εσάς να την ανοίξετε. Καλό θα ήταν, λοιπόν, να κάνεις μία πιλοτική δοκιμή ήχου και εικόνας (όλες οι πλατφόρμες διαθέτουν αυτή την επιλογή), για να είσαι σίγουρη πως όλα λειτουργούν σε υψηλή ανάλυση!

Ακόμη και στο σπίτι καλό είναι να παραμείνεις professional

Με άλλα λόγια, ακόμη και αν δεν βρίσκεσαι στο γραφείο, αυτό δεν σημαίνει ότι αφού εργάζεσαι από το σπίτι, μπορείς να σκρολάρεις στα SoMe σου κατά τη διάρκεια του online meeting. Όση ώρα και αν διαρκέσει η online συνάντηση με τους συναδέλφους, προσπάθησε να παραμείνεις συνεπής και να μην κάνεις κάτι που δεν θα έκανες αν βρισκόσασταν όλοι μαζί στο meeting room της εταιρείας.

Speak up!

Ακόμη και για αυτούς που έχουν ισχυρή αυτοπεποίθηση, τα online meetings συνιστούν μία αρκετά αμήχανη διαδικασία. Ειδικά εάν ο συντονιστής δυσκολεύεται να κρατήσει τη συζήτηση σε έναν ρυθμό, τότε τα πράγματα γίνονται ακόμη πιο άβολα για όλους. Αυτό συνήθως έχει δύο αποτελέσματα: Να μιλάει ο ένας πάνω στον άλλο ή να μην μιλάει κανείς και να απαντούν όλοι μονολεκτικά και βαριεστημένα στις ερωτήσεις του συντονιστή. Για να μην καταλήξεις στις δύο παραπάνω εκδοχές, φρόντισε να παίρνεις τον λόγο μόνο όταν έχεις όντως κάτι σημαντικό να πεις. Έχε το μικρόφωνο κλειστό καθόλη τη διάρκεια της κουβέντας και άνοιγέ το μόνο όταν είναι η σειρά σου να μιλήσεις, αν έχεις κάτι να ρωτήσεις ή αν θέλεις να προσθέσεις κάτι σε όσα ειπώθηκαν. Σε κάθε περίπτωση, αν έχεις λίγες παρατηρήσεις, μπορείς να τις κρατήσεις και να τις παραθέσεις στο κλείσιμο της συνάντησης.

On the same page

Ένα από τα πιο ενοχλητικά πράγματα που συμβαίνουν στα online meetings, είναι το ότι επαναλαμβάνονται πολλές φορές τα ίδια πράγματα, είτε γιατί κάποιος δεν άκουσε κάτι, είτε γιατί δύο συμμετέχοντες αποφάσισαν να μετατρέψουν το επαγγελματικό meeting σε μεταξύ τους διάλογο. Στην πραγματικότητα, αυτό συμβαίνει γιατί κανείς δεν δίνει την ίδια προσοχή. Ο προσωπικός μας χώρος και τα τεχνικά προβλήματα, είναι δύο λόγοι που μπορεί να μας δημιουργήσουν περισπασμούς -τους οποίους δεν θα είχαμε στο απαιτητικό και περισσότερο αυστηρό περιβάλλον ενός παραδοσιακού meeting- οπότε είναι πιθανό να αφαιρεθούμε και να χαθούμε στη μετάφραση. Όσο περισσότεροι είναι εκείνοι που παρακολουθούν και συμμετέχουν στη συζήτηση, τόσο πιο εύκολο είναι να παρεκτραπεί και να κατευθυνθεί εκεί που θέλουν τα δύο ή τρία άτομα που όντως συμμετέχουν σε αυτή. 

Ακριβώς επειδή δεν θέλεις να παίρνουν άλλοι αποφάσεις και πρωτοβουλίες για εσένα, προσπάθησε να κάνεις focus στα ζητούμενα της συνάντησης, να μην διστάζεις να φέρεις τον αντίλογο -όπου θεωρείς πως χρειάζεται- και να υπερασπίζεσαι τη θέση που έχεις σε αυτή την ομάδα!